Tout sur les fêtes de fin d’année, fêtes d’école et kermesses

kermesse_clownCheck-list des tâches à répartir entre tous les volontaires

Pour vous aider à ne rien oublier, voici une liste de toutes les décisions et responsabilités qu'il faudra prendre pour préparer, informer, animer une grande fête d'école, d'association ou de village : cette liste est longue, la meilleure solution est donc de se partager les tâches. J'ai fait appel à mes souvenirs de fêtes d'école et je profite de cet article pour remercier les organisateurs, les enseignants, tous les bénévoles qui donnent leur temps et de leur énergie pour que la fête recommence chaque année.

Réunion préparatoire

Choisir ce qu'on fait : kermesse avec stands, loterie, loto, brocante
Choisir comment on va gagner de l'argent : entrée payante donnant droit aux stands et consommation de base ou stands payants, vente de photos, vente de lots, vente de travaux manuels faits par les enfants
Décider du mode d'encaissement : est-ce que l'argent est remis à chaque stand, à la buvette ou vend-on des tickets de participation aux jeux en un seul lieu ?
Décider du prix de l'entrée, des stands, des consommations
Choisir les stands : pour vous aider, consulter nos liste de stands, la liste des jeux de kermesse les plus connus
Choisir la manière de distribuer les lots : à chaque stand ou un seul lieu où tous les lots sont exposés et remis en fonction de points accumulés (écrits sur le ticket d'entrée ou sur la main)
Choisir ou non un thème

Faire la liste du nombre de responsables indispensables
stands
caisse de l'entrée
caisse des lots à vendre
buvette
Affecter les responsabilités en fonction des présents

Préparation

Faire appel à d'autres bénévoles, si besoin
Préparer les affiches
Les diffuser
Préparer les tickets d'entrée et/ou de participation aux jeux et consommation
Demander les autorisations à la mairie
Solliciter les commerçants du quartier ou du village pour obtenir des lots
Solliciter les parents qui peuvent obtenir des lots gratuits dans leur entreprise
Si brocante, demander aux participants d'apporter objets à vendre à la brocante
Faire le tri, nettoyer, étiqueter ces objets
Fabriquer des lots gratuits de récopense pour la tombola
Empaqueter les lots qui seront suspendus
Faire les commandes de lots si on en achète, de boissons, de nourriture, etc...
Commander s'il y a lieu, la machine à barbe à papa, la machine à gonfler les ballons à l'hélium
Demander aux parents (si fête d'école) de participer au buffet en apportant plats, gâteaux et boissons
Préparer le matériel nécessaire aux stands : voir tous nos articles sur les jeux, par exemple :  cannes à pêche, ficelle pour les avaleurs de sucre, produits de maquillage, planche à savon, miroirs pour l'arrière-toute, etc.
Faire les courses en incluant serviettes et vaisselle
A noter que la pratique du verre unique, incassable, réutilisable pendant toute la durée de la fête se généralise afin d'éviter le gâchis des verres jetables.
Décorer les lieux
Récapituler toutes les consignes de sécurité

Pendant la fête

Préparer les sandwiches, les boissons, la pâte à crêpes, le café
Installer et animer les stands
Contrôler les entrées et sorties
Encaisser l'argent
Prendre des photos, filmer
Juste avant de déclarer la fin de la fête, organiser un "Jacques a dit" général qui inclura "Jacques a dit : ramassez les papiers"

Après la fête

Ranger, nettoyer
Porter à la décharge tous les objets qui n'ont pas été vendus à la brocante
Faire les comptes
Diffuser un compte-rendu sur le site de l'Association ou de l'Ecole : la fête était vraiment géniale !
Quand je pense que je suis sûre que ma liste n'est pas exhaustive  ! aidez-moi à la compléter.

Claire

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